Với 4 trường thông tin cơ bản (họ tên, ngày tháng năm sinh; số sổ BHXH; đơn vị công tác trước khi nghỉ hưu, cơ quan ra quyết định hưởng chế độ; thời điểm hưởng lương hưu), bất kỳ dữ liệu nào được người sử dụng đã được cấp mã truy cập nhập vào phần mềm này đều ngay lập tức được cung cấp thông tin về hồ sơ hoàn chỉnh của người tham gia BHXH. Đường đi của bộ hồ sơ được lưu tại Trung tâm Lưu trữ đến tất cả 63 BHXH tỉnh, thành phố, đến với bất kỳ đối tượng đang hoặc đã từng hưởng chính sách BHXH có nhu cầu sao lục hồ sơ của bản thân đã được rút ngắn xuống mức không thể ngắn hơn. Khi BHXH các huyện, thị xã cần sao lục để giải quyết chế độ chính sách hoặc người lao động làm thất lạc giấy tờ tìm đến BHXH địa phương nhờ hỗ trợ, cán bộ lưu trữ phải mất khoảng 8 giờ tìm kiếm, xử lý. Các đề nghị sao lục gửi qua từng cấp quản lý, đến kho lưu trữ của BHXH tỉnh, lấy được kết quả để quay trở lại nơi đề nghị phải mất tới 3-5 ngày. Thế nhưng, với phần mềm Lưu trữ điện tử hiện nay, toàn bộ quy trình khai thác thông tin chỉ còn tính bằng phút. “Riêng việc tra cứu thông tin trực tiếp, BHXH các tỉnh, huyện, thị xã chỉ mất vài giây chờ hệ thống máy chủ tại Trung ương cung cấp dữ liệu khai thác của người tham gia. Với chức năng của ngành BHXH là thực hiện công tác thu, chi trả, giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho người dân và người lao động, việc quản lý, lưu giữ hồ sơ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, làm cơ sở chi trả, giải quyết các chế độ chính sách. Hiện tại, BHXH Tỉnh Quảng Ngãi đang quản lý, lưu trữ 2 loại hồ sơ, bao gồm hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng (hưu trí, bệnh nghề nghiệp, TNLĐ, tuất, trợ cấp 613) của 12 huyện, thị xã. Tính đến hết năm 2019, BHXH tỉnh Quảng Ngãi đang quản lý và lưu trữ trên 68.957 hồ sơ, tương đương với 145m giá hồ sơ. Vì vậy, số hóa trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành BHXH là một giải pháp tối ưu nhất.

Từ 24/8/2018, phần mềm Lưu trữ điện tử chính thức được đưa vào sử dụng, trở thành một phần trong hệ thống phần mềm ứng dụng của BHXH Việt Nam. Toàn bộ số hồ sơ đã thực hiện số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử, lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu Ngành. Hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng và dữ liệu điện tử đã được chia sẻ đến BHXH tỉnh, huyện và Thị xã để tìm kiếm và sao y khi có đề nghị của cá nhân, đơn vị.

Không còn phải thường xuyên “rút” hồ sơ bằng cách thủ công, các bộ hồ sơ cũng được “yên tĩnh” hơn, giảm thiểu các tác động vật lý, tăng tuổi thọ lưu trữ. Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử cũng đồng thời tạo ra các bản sao lưu dự phòng hồ sơ, tài liệu lưu trữ gốc một cách an toàn, tiện ích. Đặc biệt, hiệu quả tối ưu nhất chính là việc rút ngắn thời gian khai thác hồ sơ, đồng nghĩa với việc rút ngắn thời gian chờ giải quyết chế độ chính sách cho người dân, giảm thiểu chi phí đi lại và chuyển trả kết quả, cũng như tránh việc thất lạc hồ sơ,… Có thể khẳng định việc thực hiện số hóa hồ sơ lưu trữ là bước tiến quan trọng đưa ngành BHXH tiến lên một bước mới và ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại hơn./.